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Las mejores empresas de Data Room Software
Basado en un análisis exhaustivo
NUESTRO EQUIPO DE VERIFICADORES
ÚLTIMA REVISIÓN: 25 DE JULIO DEL 2022
Una Guía completa para elegir las mejores empresas de data room software
ÚLTIMA REVISIÓN: 25 DE JULIO DEL 2022
INFORMACIÓN AL CONSUMIDOR
Qué necesitas saber sobre las mejores empresas de data room software
- Los Data Rooms son un lugar donde se almacenan documentos empresariales altamente confidenciales
- Los Data Rooms deben contar con Certificación ISO27001 que gestiona la seguridad de la información en una empresa.
- La gran mayoría de los Data Rooms son virtuales, lo que le permite acceder a ellas desde cualquier sitio siempre que haya conexión a Internet.
- Las empresas que realizan procesos de due diligence suelen utilizar data rooms virtuales constantemente.
- Los Data Rooms se emplean en operaciones donde tengan que trabajar en conjunto varios departamentos de la empresa. Algunos ejemplos son las transacciones de fusiones y adquisiciones (M&A) o inversiones en sociedades conjuntas, licencias, la comunicación entre miembros de la junta directiva, equipos de patentes, y muchas más.
- La mayoría de las empresas de Data Rooms ofrecen períodos de prueba gratuitos que pueden oscilar entre 7 hasta 30 días.
- Gran parte de los proveedores de Data Rooms ofrecen servicio de atención al cliente 24/7.
- Solicite siempre toda información sobre las inclusiones, seguridad, pruebas gratuitas, garantías y tenga claro los derechos que tiene como cliente.
Las 6 mejores empresas de data room software
Valoramos las necesidades de las empresas para sugerir las empresas de data room software que brinden mayor seguridad, confianza y garantías a sus clientes.
Cómo analizamos las mejores empresas de Data Room Software.
CARACTERÍSTICAS DE LOS DATA ROOMS
PRECIOS DE LOS DATA ROOM
Los costes varían de acuerdo a las necesidades de la empresa, pero la mayoría de las empresas proveedoras de Data Rooms ofrecen un período de prueba de forma gratuita.
TIPOS DE SERVICIOS OFRECIDOS POR LAS MEJORES EMPRESAS DE DATA ROOM SOFTWARE
SEGURIDAD Y GARANTÍAS SEGÚN EL TIPO DE GESTIÓN DE LAS MEJORES EMPRESAS DE DATA ROOMS SOFTWARE
Más información sobre nuestro análisis.
¿Qué es un Data Room?
Las salas de datos o cuartos de datos son espacios seguros utilizados para distintas actividades como guardar información, intercambio de documentación relacionada con transacciones legales y financieras, patentes, documentación de seguros, entre otros. En general, se utiliza para tratar información confidencial por lo que se requiere una alta seguridad.
¿Qué es la certificación ISO-27001? La certificación ISO-27001 se creó para avanzar en la gestión de seguridad de la información, es decir, para mantener sus pilares fundamentales. ISO 27001 es una norma internacional emitida por la Organización Internacional de Normalización (ISO) y describe cómo gestionar la seguridad de la información en una empresa.
¿Qué características debe tener un data room?
Cada data rooms puede ser diferente, de acuerdo al proveedor, pero hay características generales que todas deben compartir sobre todo en materia de seguridad y protección de datos. La mayoría de las empresas proveedoras de data rooms se someten a auditorías tanto internas como externas regularmente para chequear sus protecciones contra cualquier amenaza a la seguridad y correcto funcionamiento de su interfaz.
Las actividades fundamentales que se pueden realizar en un data room es la de subir, almacenar y gestionar archivos de una forma muy fácil y con la total seguridad de la información contenida en dichos archivos. Esta documentación puede incluir distintos tipos de archivos desde cartas hasta planos, diagramas y muchos más en dependencia del proyecto que se esté trabajando, así como las necesidades de las empresas.
De igual forma, valoramos positivamente aquellas empresas proveedoras de data room que cuentan con una interfaz fácil de usar e intuitiva. Cuando las herramientas de trabajo que necesitas para desempeñar cierta tarea no son cómodas pues se tiene que emplear más tiempo en entender el funcionamiento y por lo tanto se obstaculiza y ralentiza el ritmo de trabajo.
Otras características pues es que tengan menús visibles, claro, que se pueda comparar documentos. Por lo general también cuentan con herramientas para limitar el acceso a los documentos, así como editar las funciones de aquellos usuarios que puedan intervenir en un proyecto.
Además, verificamos y revisamos las opiniones de usuarios tanto en sitios web como redes sociales o Google para tener una idea del nivel de satisfacción que tienen las empresas con el uso de los data rooms.
¿Cuál es el coste de un data rooms?
Un aspecto que interesa mucho en cuanto a Data Rooms puede ser sus costes o precios. En la actualidad se utilizan mucho más las conocidas DRV o Data Rooms Virtuales y cada una de ella podrá tener un precio diferente, aunque localizadas en el mismo rango.
Una gran parte de los proveedores de data rooms ofrecen periodos de prueba de forma gratuita sobre todo para que las empresas o los usuarios que deseen utilizar este servicio valoren la facilidad para trabajar con los data rooms y todas las facilidades que ofrece la misma y si se adecúa a la función para la que se quiera utilizar.
Por otra parte, las empresas proveedoras de data rooms que analizamos en nuestro estudio son bastante flexibles en sus servicios: algunas pueden ofrecer planes que incluyan un determinado número de usuarios o capacidad de almacenaje, pueden además ofrecer planes mensuales o simplemente un plan personalizado de acuerdo a las necesidades o requisitos específicos de tu empresa.
Siempre insistimos en la importancia de contar con toda la información necesaria o resolver cualquier duda antes de comenzar a trabajar con cualquier entidad y estar conformes con las condiciones con las que contamos.
¿Qué servicios ofrecen los data rooms?
Los servicios de los data rooms pueden ser utilizados por cualquier empresa para determinados proyectos o de forma regular. Entre los sectores más comunes se encuentran: bancos, compañías de seguros, empresas financieras y contables, asesores de préstamos, compañías farmacéuticas, inmobiliarias, empresas de comercialización y mediación, y muchos más que deseen compartir documentos confidenciales entre trabajadores, con clientes o colaboradores.
Los data rooms ofrecen varios servicios dentro de sus plataformas, pero entre los más comunes que se realizan están:
- Gestión segura de datos.
- Búsqueda avanzada dentro de los documentos.
- Herramientas de filtrado, desplazamientos de archivos.
- Administración de derechos digitales.
- Adaptación o compatibilidad de documentos con distintos formatos.
- Traducción multi-idioma en tiempo real (mayor comodidad para el usuario que esté haciendo uso del mismo).
- Herramientas de seguimiento de actividad
- Opciones de multiproyectos dentro de la interfaz.
- Subida varios documentos a la vez.
Además, dentro de los servicios pueden incluir sesiones de capacitación online, flujos de preguntas y respuestas, informes periódicos, contratos de usuarios y muchos más dependiendo de la empresa proveedores de data room. Además, la mayoría cuenta con servicio de atención al cliente 24/7.
Dentro de nuestro estudio encontramos que las empresas son bastante flexibles en sus servicios y muy adaptables a las necesidades de sus clientes.
¿Cuáles son las garantías que ofrecen los data rooms?
El uso de los Data Rooms se ha vuelto muy popular para empresas de diferentes sectores y la seguridad y confianza que brindan estas empresas proveedoras de data rooms es fundamental para el desempeño de su actividad.
La gran mayoría de las empresas que analizamos cuentan con certificación ISO/IEC 27001:2013 que es la que regula, de forma estricta, la gestión de la información en cuanto a seguridad y control de riesgos. Algunas empresas también cuentan con otras certificaciones de uso de seguridad de datos en dependencia de los sectores que manejen. La mayoría de las empresas proveedoras de data rooms se someten a auditorías tanto internas como externas regularmente para chequear sus protecciones contra cualquier amenaza a la seguridad y correcto funcionamiento de su interfaz.
De igual formas tienen mecanismos internos para el acceso a documentos confidenciales como autentificación en dos pasos, opciones de permisos personalizados a los distintos usuarios (por ejemplo: acceso a un documento durante determinado tiempo limitado o inicios de sesiones únicos), restricciones de visibilidad de documentos, así como inhabilitar opciones de guardar documentos o imprimirlos y marcas de agua en los documentos de forma personalizada.
Además, los data rooms utilizan cifrados altamente seguros (AES de 256 bits) y las claves de cifrado y las bóvedas de claves se almacenan de manera segura, separadas dl resto de los datos. Cada una de estas empresas de data rooms emplean diferentes alternativas, pero todas son extremadamente confiables para su uso.
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