Autorización de tratamiento de datos personales en el currículum

El consentimiento en datos personales hace referencia a la aprobación que dan las personas para que su información personal sea procesada.

Imagina que te has postulado a una oferta de empleo y te empiezan a contactar para publicidad. Resultaría molesto, ¿no crees? Aquí te contaremos cómo funciona la autorización de tratamiento de datos personales en el currículum y la legalidad de ello.

Es un hecho que estamos expuestos constantemente a escenarios digitales, ya que, al rellenar un formulario o validar una identidad, estamos dejando nuestros datos personales. Lo mismo ocurre cuando un candidato se registra a un empleo y envía su información.

Desde la legalidad, los candidatos deben estar siempre bien informados de cómo se van a usar sus datos personales y la finalidad de los mismos. 

¿Qué es el consentimiento de tratamiento de datos en el CV?

El consentimiento en datos personales hace referencia a la aprobación que dan las personas para que su información personal sea procesada.

Este consentimiento no es tácito y debe ser autorizado expresamente por el candidato. Por ello, es importante que se le informe, oportunamente, que toda la información suministrada por este puede ser guardada en ficheros.

Datos personales que contiene el currículum

En una solicitud de empleo, es muy común que se exijan datos personales, para verificar la identidad del postulante y la veracidad de su historial laboral.

Es por ello que el currículum puede contener datos sensibles como el Documento Nacional de Identidad (DNI), nombres completos, números de contacto personales, correo electrónico y fecha de nacimiento.

Comúnmente, este documento también contiene la trayectoria laboral y académica del candidato, su nacionalidad, dirección de domicilio y hasta estado civil.

Dado que estos datos pueden usarse de forma errónea si caen en manos equivocadas, es necesario que se disponga de ellos de forma ética y profesional. 

Cuándo solicitar el consentimiento

Cada vez que se está solicitando información personal, como en un proceso de selección, se debe informar al emisor de los posibles tratamientos de tales datos.

Esto quiere decir que el sólo envío de información personal no se considera como un consentimiento a que tales datos sean vendidos o divulgados a otras personas u organizaciones.

Se debe solicitar al candidato que envíe el currículum, de forma clara y precisa, si está dispuesto a que su información personal sea divulgada para fines empresariales, estadísticos o de otra índole.

Una de las mejores formas de hacer la salvedad es contar con una plantilla o documento, que exprese las finalidades de recolección de información. Además, se debe informar (y cumplir) que los datos serán protegidos y no quedarán a merced de terceros con malas intenciones.  

Cómo gestionar correctamente los datos personales de un CV

Para los equipos de recursos humanos, es vital gestionar adecuadamente la información de los candidatos. 

Una de las mejores maneras de hacerlo es tener claro los protocolos de manejo de la información, en cuanto a solicitud mínima de datos y plazos de conservación. 

Minimización de datos

En los procesos de selección, se debe solicitar solamente los datos estrictamente necesarios para la vacante que se ofrece. Esto quiere decir que información muy personal o que sea sensible y no aporte a la candidatura, no deberá ser exigida. 

Plazo de conservación

Aunque no existe exactamente un plazo estipulado para la conservación de datos de currículos, los expertos señalan que un periodo de dos años, como máximo, es lo adecuado.

Un currículo sin actualizaciones en más de 24 meses, se considera como desactualizado, especialmente en el apartado de trayectoria laboral. Por ende, la información puede ser imprecisa y obsoleta.

Por otra parte, algunos datos aún pueden seguir siendo válidos como el correo electrónico o números de contacto. Por ello, y para evitar suplantaciones, los currículos deben ser eliminados. 

Destrucción de currículos antiguos

destruccion de curriculos antiguos

Pasado un tiempo de dos años desde la recolección de la información, los currículos deben eliminarse o borrarse.

Si se tratan de currículos en formato físico, no basta con ser simplemente desechados. Debido a que contiene información personal, pueden ser leídos o recuperados por personas que los usen para la suplantación.

Por la razón anterior, lo ideal es destruir por completo el currículo. Para ello se recomienda una trituradora o destructora de papel y documentos.

Si el currículo se almacena en forma digital, debe ser borrado y eliminado, así como todas las copias digitales que pudieran existir. 

Supuestos de entrega de currículum y cómo cumplir la LOPD

Para las empresas o los contratantes es muy importante hacer cumplir la Ley Orgánica de Protección de Datos, LOPD. Esto con el fin de evitar malentendidos con personas que puedan sentir que se vulnera su derecho a salvaguardar sus datos.

El incumplimiento de la LOPD acarrea sanciones que pueden ir hasta alrededor del 4% de las utilidades de la entidad demandada, o los 20 millones de euros, dependiendo del caso. 

Oferta de trabajo pública

Las ofertas de trabajos de portales públicos especializados o plataformas de empleo deben contener una sección que exponga claramente cuál es la política de tratamiento y recolección de datos.

Con ello, cada candidato estará informado que, al momento de enviar su solicitud, la información será recolectada con fines del proceso de selección. 

Autocandidatura telemática o postal

Si los currículos se reciben en un portal web, debe existir una casilla donde se verifique que el candidato ha leído la política de protección y uso de datos.

Si la candidatura se recibe por correo tradicional, se deberá generar un acuse de que la información fue recibida y enviarle nuevamente una notificación donde se informe que su proceso cumplirá con los estándares de protección de datos. 

Autocandidatura presencial

Debido a que la candidatura puede realizarse de forma presencial, es importante que el contratante u ofertante del empleo deje en claro el tratamiento de información.

Esto lo puede hacer bien sea con un documento que se exponga ante los candidatos al momento de recibir sus currículos o con un aviso visible en sus instalaciones, donde declare que protege los datos personales de los ciudadanos. 

Preguntas frecuentes

Aún con lo expresado anteriormente, pueden surgir dudas de lo lícito o ético que puede resultar el recabar información de portales de empleo y similares. Aquí te despejamos las dudas.

¿Se puede almacenar datos de portales de empleo?

Si bien la información que reposa en los portales de empleo puede parecer pública, lo cierto es que estos datos también son protegidos por la LOPD.

No se puede tomar información de estos portales sin la autorización y consentimiento de los candidatos, incluso si es para nuevas ofertas de trabajo.

El único caso donde una empresa o empleador puede recolectar la información de este tipo de sitios, es cuando el candidato se haya registrado para una oferta de empleo realizada por ellos mismos. 

¿Se debe borrar periódicamente la base de datos de candidatos?

No es una obligación tajante borrar los datos, pero sí es altamente recomendable hacerlo cada dos años. La razón es porque la información que sobrepase este tiempo se considera obsoleta.

Esto garantiza que no se guarde información confidencial durante mucho tiempo, que pueda ser utilizada de forma ilegal. 

¿Se pueden usar CVs descartados para nuevas vacantes?

Los currículos se pueden usar para ser analizados en otras vacantes siempre y cuando el candidato haya dado su consentimiento para ello.

Esto puede preguntarse a la par que el candidato realiza su registro a una oferta de empleo, informándole que su solicitud puede ser evaluada para diferentes vacantes que se ajusten a su perfil. 

Si tienes alguna duda al respecto no dudes en contactarnos y te informamos. 

¿De cuánta utilidad te ha parecido este contenido?

¡Haz clic en una estrella para puntuarlo!

Promedio de puntuación 0 / 5. Recuento de votos: 0

Hasta ahora, ¡no hay votos!. Sé el primero en puntuar este contenido.